Welche digitalen Tools benötigt ein Hotel heutzutage? Immer mehr Tools kommen auf den Markt und machen die Entscheidung nicht gerade einfach.
“Im Durchschnitt werden in Österreichs Hotels 5,7 Systeme oder Tools verwendet und es werden jährlich mehr” (ÖHV-Technologie Report 2020). Wie soll man da noch den Überblick behalten? Deshalb haben wir einen Guide der wichtigsten Tools und Systeme für einen effizienteren, einfacheren und nachhaltigeren Hotelalltag erstellt, welcher aus mehreren Beiträgen besteht. In unserem ersten Blog-Beitrag werden wir zwei grundlegende Technologien für Hotelbetrieb und -management vorstellen.
Die Ziele eines jeden Hotels sind die Gewinnung von Gästen und Gästebindung, sowie den Umsatz zu steigern und die Zufriedenheit der Gäste zu erhöhen. Es ist ebenso wichtig, dass Kosten als auch Arbeitszeiten eingespart werden können. Und mit den richtigen Tools kann all das gelingen.
Welche Technologien für den Hotelbetrieb gibt es eigentlich?
Eines der wichtigsten Systeme ist das sogenannte Property Management System (PMS), eine Hotelsoftware zur Gästedatenverwaltung. Es verwaltet Informationen rund um Reservierungen und Belegungen. Das Customer Relationship Management (CRM) ist ein Kundenbindungsmanagement. CRM und die Bündelung von Gästedaten zu Gästeprofilen werden immer wichtiger, um das Buchungsverhalten von Gästen besser zu verstehen und ein individuelles Gästeerlebnis bieten zu können. Da kommt NeedNect Solutions ins Spiel: Mit NeedNect wissen Hotels bereits vor der Anreise ihrer Gäste, wer mit welchen Bedürfnissen ankommt. Hotels erhalten mit NeedNect eine webbasierte Softwarelösung mit tagesaktuellen Gästewünschen für den individuellen Service für jeden Gast.
Was versteht man unter einem Hotel Property Management System?
PMS steht für Property Management System und ist eine Softwareplattform, das sämtliche Front- und Back-Office-Abläufe ermöglicht, wie zum Beispiel Reservierungen, schnelles mobiles Einchecken oder auch Buchhaltung und vieles mehr. Das Ziel ist, dem Gast ein großartiges Erlebnis und einen reibungslosen Hotelaufenthalt zu bieten, aber auch einen reibungslosen Arbeitsablauf für die Mitarbeitenden. Es soll zeitaufwendige und papierlastige Prozesse ersetzen. Moderne PMS-Systeme erleichtern nicht nur die Arbeit, sondern umfassen praktisch alle Aspekte des Unternehmensmanagements. Es trägt ebenso dazu bei, den Umsatz zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und die Kundenbindung zu erhöhen.
Was ist der Unterschied zwischen PMS und HMS?
Die Abkürzung HMS steht für Hotel Management System – ein System, das auf die speziellen Bedürfnisse von Hotelbetrieben zugeschnitten ist. PMS hingegen ist ein größerer Begriff, der jede Art von Software beschreibt, die bei der Verwaltung hilft. Diese Systeme ermöglichen es, alle täglichen Vorgänge, Transaktionen, Berichte, Kosten und Ausgaben zu organisieren und zu automatisieren.
In diesem Sinne ist HMS ein PMS, das speziell für die Lösung der täglichen Aufgaben und Herausforderungen des Hotelmanagements entwickelt wurde. Zu den wichtigsten Bestandteilen eines Hotel Management Systems gehören ein digitaler Front Desk, eine Booking Engine und ein Channel Manager. Ein gutes HMS automatisiert anfallende Routineaufgaben. Es gibt bereits viele Plattformen auf dem Markt, aus denen gewählt werden kann. Ein HMS ermöglicht es nicht nur, Buchungen anzunehmen, sondern auch die Buchhaltung zu führen und das Personal zu verwalten. Der Hauptvorteil dieser Art von Software ist, dass alles bereits in einer Lösung enthalten ist.
Vorteile eines PMS für Hotels
Der Fokus liegt beim Gast. Das Property Management System ermöglicht es, die Bedürfnisse jedes einzelnen Gastes zu verstehen, ein umfassendes Profil zu erstellen und maßgeschneiderte Dienstleistungen anzubieten. Denn die Herausforderung besteht darin, ein personalisiertes Gästeerlebnis und gleichzeitig einen effektiven Hotelbetrieb zu gewährleisten. Ebenso soll die Effizienz der Mitarbeitenden gesteigert werden: Eine effektive Kommunikation ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Das Personal kann in Echtzeit über alle Probleme informiert werden, sodass diese sofort behoben werden können. Ein modernes PMS unterstützt Hoteliers dabei, den Gästen das gewünschte Erlebnis bereitzustellen, und zwar ohne eine Beeinträchtigung der Effizienz des Betriebes. Zu den weiteren Vorteilen eines PMS zählen ein einfacher Hotel Check-in und Check-out, integrierte Hotel-Backoffice-Systeme, sowie ein effektiver Vertrieb in Hotels.